Planificación de un Sistema de Gestión Ambiental

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Planificación de un Sistema de Gestión Ambiental

Esta etapa inicia con el apartado de “Contexto de la Organización”, que viene a corresponder en parte con el capítulo 4 de la antigua norma ISO 14001:2004 con la definición del alcance de la organización, pero que en esta nueva versión 2015 ha incluido apartados nuevos que ayudan al diseño y delimitación del alcance del sistema de gestión ambiental.

 

Estos son:

  • La comprensión de la organización y su contexto.
  • La comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
  • La determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental.
  • Y la finalidad del Sistema de Gestión Ambiental en sí.

 

Entrando al punto Comprensión de la organización y su contexto, debemos tener presente que algunos autores lo consideran sinónimo del término “Entorno de Negocios”. Constituye una combinación tanto de factores internos y externos como de condiciones que pueden tener un efecto sobre las actividades de la organización, sus productos (y subproductos), sus servicios, sus inversiones y las partes interesadas (Jiménez, 2014). La empresa deberá entonces determinar las cuestiones externas e internas que son relevantes para el propósito perseguido que afecta a la capacidad de conseguir los resultados deseados en el Sistema de Gestión Ambiental.  Los resultados tiene que incluir ciertas condiciones ambientales que son afectadas por o capaces de afectar a la organización. Tal como lo establece la Norma (en este caso de Gestión de Calidad), la organización tiene la obligación de realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre dichas cuestiones externas e internas. Estas cuestiones externas e internas pueden afectar al propósito de la organización y su dirección estratégica, y que por tanto deben tenerse en cuenta en el Sistema de Gestión de la Calidad. Son aspectos que pueden intervenir en la capacidad de la organización para conseguir los resultados deseados.

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Herramientas para el estudio del Contexto de la Organización

 

En el segundo requisito, la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización tendrá que establecer:

  • Las partes interesadas que sean relevantes
  • Las necesidades y expectativas relevantes
  • Las necesidades y expectativas que se convierten en obligaciones de cumplimiento

Esta comprensión constituye la combinación de factores internos y externos que determina el alcance del Sistema de Gestión Ambiental que se constituye en un requisito implícito u obligatorio. Para este punto debemos tener claro que “Los grupos de interés o también llamados stakeholders están constituidos por aquellos grupos e individuos que son, pueden o creen ser afectados por algún aspecto de las actividades de la organización y aquellos que tienen o pueden tener algún interés o pueden afectar a la organización” (Apoyo y Perú,2007).

Vale entonces plantearse la interrogante: ¿Quiénes son los grupos de interés de mi organización? Para lo que debemos considerar:

  • A quiénes impacto o podría impactar con mis actividades
  • Quiénes pueden afectar las actividades de la organización
  • ¿Cómo divido a estos grupos de interés?

Asimismo, debemos definir cuál estrategia es la más adecuada para la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. A continuación veremos algunas de las más utilizadas para el abordaje de este punto, por ejemplo:

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Técnicas para el estudio de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

 

Estudiemos ahora cómo se ejecuta el Alcance del Sistema de Gestión Ambiental, para su desarrollo, debemos saber que la organización tiene que establecer ciertos límites para determinar el alcance. La organización debe entonces considerar: Cuestiones externas e internas, Obligaciones de cumplimiento, Unidad organizativa, Actividades, productos y servicios, Autoridad y capacidad para ejercer control e influencia. El alcance del Sistema de Gestión Ambiental se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas. La definición del alcance del sistema de gestión ambiental de una organización debe considerar el análisis de su contexto interno y externo, las obligaciones de cumplimiento determinadas después de conocer la legislación, las obligaciones contractuales, las expectativas de las partes interesadas y grupos de interés, las obligaciones normativas internas, así como las actividades, los productos y servicios desarrollados y subcontratados, sus límites físicos, y el poder de control e influencia (Cavala, 2015).

Conforme a lo anterior, la organización posee la libertad y flexibilidad para definir sus límites y puede definir la implantación del Sistema de Gestión Ambiental considerando la organización en su conjunto, o bien unidades operativas o actividades específicas dentro de la organización (BUREAU VERITAS business school).

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Alcance del Sistema de Gestión Ambiental

Ya en  el segundo aspecto de esta etapa, el Liderazgo, se tiene que viene a corresponder con el apartado del capítulo 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad, 4.2. Política Ambiental de la antigua norma ISO 14001:2004 e incorpora un nuevo apartado 5.1. Liderazgo y Compromiso en el que se establece que la alta dirección es la responsable de asumir el liderazgo del sistema de gestión ambiental en primera persona. Para el cumplimiento de este requisito, se recomienda revisar la visión, misión y valores de la organización para comprobar que todos ellos están alineados con el objeto y filosofía de la norma ISO 14001 (Cavala, 2016).

La dirección de la organización debe mostrar su liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de Gestión Ambiental mediante:

  • Tener la responsabilidad por la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental
  • Garantizar la política ambiental, los objetivos y que sean compatibles con la dirección estratégica
  • Garantizar la integración de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental durante los procesos de negocio
  • Se deben asegurar de que cuentan con los recursos necesarios para el Sistema de Gestión Ambiental
  • Se tiene que comunicar la importancia de gestionar el medio ambiente de forma eficaz según los requisitos que establece el Sistema de Gestión Ambiental
  • Se asegura que el Sistema de Gestión Ambiental consigue el resultado establecido
  • Dirige y apoya a las personas que favorecen la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental

 

Para comprender mejor el punto debemos tener claro que es el liderazgo y cuáles son las competencias que todo líder debe tener,

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El liderazgo en la organización

 

En cuanto a la Política Ambiental, en esta se plasman las intenciones de la organización y debe ser aprobada por la alta dirección; se encuentra relacionada con el desempeño ambiental y se debe expresar de manera formal por la gerencia de la organización.

Conforme a esto la gerencia de la organización debe establecer, implementar y mantener una política ambiental que:

  • Es apropiada para el propósito y el contexto de la empresa, en la que se incluye la naturaleza, los impactos ambientales, etc.
  • Proporciona un marco para establecer los objetivos ambientales.
  • Incluye cierto compromiso para la protección del medio ambiente.
  • Incluye el compromiso necesario para cumplir con todas las obligaciones.
  • Incluye el compromiso de realizar la mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental mejorando su desempeño ambiental.

La Política Ambiental debe mantenerse como información documentada, ser comunicada dentro de la empresa y estar en disposición de las partes interesadas. En la siguiente infografía se tocan los aspectos claves de este requisito.

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Aspectos clave para definición de la Política Ambiental

 

En cuanto a los Roles de la organización, responsabilidades y autoridades, la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes de asignen y comuniquen dentro de la organización, para facilitar una gestión ambiental eficaz. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: asegurarse que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de esta norma internacional e informar a la alta dirección sobre el sistema de gestión ambiental, incluido su desempeño.

Para cumplir con los requisitos de este apartado de norma, se recomienda que la alta dirección asigne a cada rol de la organización la responsabilidad y autoridad suficiente como para que se puedan cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental y para que la alta dirección se mantenga informada sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental. Esta asignación puede ser llevada a cabo a través de la elaboración y comunicación interna de completos perfiles de puestos de trabajo, Así como con las actas de reuniones de revisión por la dirección y comités de dirección, entre otros (Cavala, 2015).

Ya para culminar este punto, se tiene el requisito de Planificar, que implica establecer todos los objetivos ambientales y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política ambiental de la empresa. Resulta una fase clave para la ejecución exitosa de un Sistema de Gestión Ambiental. Este apartado abarca las  Acciones para tratar riesgos y el establecimiento de Objetivos medioambientales.

Analicemos entonces con las acciones para tratar riesgos, en este punto La organización tiene que establecer, implantar y mantener los procesos necesarios para cumplir ciertos requisitos. En el marco del Sistema de Gestión Ambiental, la organización tiene que determinar situaciones potenciales de emergencia, en las que se incluyen las que pueden generar un impacto ambiental. La empresa tiene que mantener la información documentadas de sus riesgos y oportunidades, y de los procesos necesarios. Para cumplir con este punto, se deberán tratar: los aspectos ambientales significativos, las obligaciones de cumplimiento, el riesgo asociado con amenazas y oportunidades y la planificación de acciones. En este apartado, se debe tener claro que la Norma da lineamientos para ejecutar tanto la identificación como evaluación de los aspectos ambientales y sus impactos más no específica los métodos. Así pues cada consultora es libre de escoger su método, siempre y cuando este sea objetivo y verificable.

Ahora trataremos el aspecto de los objetivos ambientales que todo sistema de gestión ambiental debe considerar. Estos objetivos deben tener en cuenta los aspectos ambientales significativos detectados, las amenazas y oportunidades identificadas y ser acordes con las opciones tecnológicas, financieras, operacionales y de negocio existentes en la organización. Como requisito añadido por la nueva norma ISO 14001:2015 se especifica que los objetivos ambientales han de ser coherentes con la política ambiental, comunicados, monitorizados y siempre que sea posible, medibles y actualizados. Conforme a lo anterior este punto, aborda: los objetivos ambientales en sí, y la planificación de acciones para alcanzar los objetivos ambientales.

Veamos un ejemplo para la planificación del uso eficiente de la energía, la meta es reducir el consumo de energía un 5% del consumo actual, para esto se establecerán programas de concienciación y de reemplazo progresivo de bombillos  y equipos eléctricos por equipos eficientes energéticamente, y adicionalmente se dará un Incentivo a trabajadores por reducción de energía eléctrica, así se establecen indicadores relacionados con el número de trabajadores capacitados, la eficiencia de programa, el incremento en el interés de las directiva y el consumo real neto del aspecto ambiental.

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Planificación de un objetivo ambiental

Para cerrar este apartado y alcanzar los objetivos y metas establecidos se debe considerar la formulación de programas ambientales que contengan:

  • Asignación de responsabilidades.
  • Medios para realizaros.
  • Plazos para lograrlos.

 

Estos deben ser revisados de forma periódica por la organización, para incluir cualquier modificación de sus contenidos y dejar constancia documental de las revisiones como de las acciones de seguimiento o de los cambios realizados (BUREAU VERITAS business school. (3ª edición). Auditorías Ambientales. Madrid. España).

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Referencias.
Apoyo y Perú (2007, citado por Arana, s/f). Análisis Estratégico: Los Grupos de Interés. Disponible en: http://www.usmp.edu.pe/recursoshumanos/pdf/USMP-RS-Sesion03.pdf
BUREAU VERITAS business school. (3ª edición). Auditorías Ambientales. Madrid. España.
Cavala. (s/f). Claves para la ISO 14001-2015.  5 Planificación. Disponible en: http://www.cavala.es/noticias/wp-content/uploads/2015/04/Ficha-5-Claves-Norma-Iso-14001.pdf
ISO 14001:2015. Cambios y novedades. Un e-book editado por ISOTools Excellence
Jiménez D. (2014). ISO 9001:2015. Contexto de la Organización. El diagrama del súper sistema. Disponible en: http://www.pymesycalidad20.com/4-contexto-de-la-orgaizacion-mapa-iso90012015.html

 

* Esta lecciones, forman parte del Diplomado (on line) en Sistemas de Gestión Ambiental del CIDIAT-ULA. Coordinado por la Prof. Kretheis Márquez Benítez y dictado en compañía de los Prof. Mónica ilija Ojeda, José A. Pérez Roas y el MSc. Alberto Pérez Maldonado; también del CIDIAT-ULA.
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